Baptisten Gemeente de Fontein
Privacy Verklaring

Grotendeels met toestemming overgenomen van het model privacyverklaring van de Protestantse Kerk in Nederland[1].

Algemeen

OVER DEZE PRIVACYVERKLARING

Voor de Baptistengemeente ‘De Fontein’ te Middelburg is privacy en een veilige omgeving van groot belang. 

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de plaatselijke gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

ALGEMENE MAATREGELEN TER BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de Baptistengemeente ‘De Fontein’ ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen onze gemeente is iedereen die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

UW RECHTEN, DE PROCEDURE BIJ EEN VERZOEK EN DE CONTACTGEGEVENS VAN DE KERK

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de raad van de gemeente.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met Marcel van den Berge.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

  1. Het recht op dataportabiliteit.

Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij. 

  1. Het recht op vergetelheid.

Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.

  1. Recht op inzage.

Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

  1. Recht op rectificatie en aanvulling.

Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten. 

  1. Het recht op beperking van de verwerking:
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  1. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
    Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen. 
  1. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  2. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de raad van de gemeente. 

De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is.
Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de lokale gemeente.

VERWERKINGEN VANWEGE DE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Organisatie
Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken
grondslag

De organisatie van de plaatselijke gemeente kent (leden)vergaderingen waarbij oudsten worden gekozen om uitvoering te geven aan het leiderschap in de gemeente. Deze oudsten worden via een verkiezingsprocedure geworven, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt.

  • naam
  • voornamen
  • c.q. voorletters

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,  en het gerechtvaardigd belang van de gemeente om haar  structuren van leiderschap vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie
Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

De plaatselijke gemeente maakt gebruik van een ledenadministratie.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen c.q. voorletters; 
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
  • doop, met vermelding van de datum alsmede de naam van de gemeente waarbinnen de doop werd bediend;
  • kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de lokale gemeente;
  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;

Gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:

  • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente;
  • datum van overlijden;
  • datum van vertrek naar het buitenland,
  • datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap;
  • datum van onttrekking aan de gemeenschap van de gemeente;
  • datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
  • datum van herstel van de gemeenschap met gemeente;
  • de aard van de verbondenheid met de gemeente;
  • vermelding van de (deel)gemeente waartoe betrokkene behoort.
  • Bij uitschrijving worden de gegevens nog 1 jaar bewaard.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,en/of;

ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

VERWERKINGEN VANWEGE HET FUNCTIONEREN VAN DE PLAATSELIJKE GEMEENTE

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de gemeente verwerkt diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente. 

De nieuwsbrieven worden:

  • wekelijks verstuurd;
  • anders:  tweemaandelijks.
  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • e-mailadres.

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, 
haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.

Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden  en betrokkenen is opgenomen.

De gemeentegids is:

  • alleen voor de leden en betrokkenen  toegankelijk
  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • e-mailadres;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
  • telefoonnummer.

Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente of betrokkenen en eventueel anderen die geen lid of betrokkene zijn, genoemd.

De kerkdienst:

  • is voor iedereen te volgen via internet te weten de preek voorafgaand door de schriftlezing
  • de naam en voornamen;
  • gegevens rondom ziekte en gezondheid.

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd.

  •  zonder beeld;
  • de kerkdiensten staan voor een beperkte periode online;
  • in de opnames worden geen namen genoemd;
  • bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- en  doopdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie. 
  • de naam en voornamen;
  • gegevens rondom ziekte en gezondheid.

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging

Gemeenteleden worden

  • jaarlijks aangeschreven;
  • anders:  zo nodig voor een bijzondere gelegenheid (bv. over het gebouw, evangelisatie).
  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam,  huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • woonplaats;
  • e-mailadres.

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang  om een financiële bijdrage.

Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

Hulpaanvragen die gehonoreerd worden bij de diaconie worden opgenomen in een administratie.

Hulpaanvragen komen binnen via

  • De raad van de gemeente;
  • pastoraat.

In de administratie worden opgenomen:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • financiële gegevens, m.b.t. de eventuele lening.

De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.

Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

Via de website van de gemeente kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens.

De gegevens die worden verzameld via het formulier:

  • worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd.

In het contactformulier moeten mensen ten minste invullen:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • anders.

De gemeente wil toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken deze gegevens op basis van verkregen toestemming  van betrokkene.

Situatie
welke gegevens zijn erbij betrokken​
grondslag

De gemeente gebruikt camera’s om te streamen via Skype.

Mensen worden op het gebruik van camera’s gewezen door:

  • bordjes

Mensen kunnen op de beelden herkenbaar verschijnen.

De gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om haar samenkomsten  te streamen via camera’s.

BEWAARTERMIJNEN

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog één jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

DOORGIFTE AAN DERDEN

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden en betrokkenen door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken met toestemming van betrokkene.

BEVEILIGING

Datalekken

Aan medewerkers die met persoonsgegevens werkt wordt uitgelegd wat een datalek is en wat er moet worden gedaan als dat aan de orde is. Een ‘datalek’ is eigenlijk alles waarbij gegevens ergens terecht komen waar ze niet horen. Dat kan gaan via een hack in de ledenadministratie, maar ook een maillijst in een CC-opsomming van een verstuurde mail, of een geprint adressenlijstje van een club bij het oud-papier, een verloren usb-stick met de gegevens van Scipio per adres, noem maar op. Datalekken worden geregistreerd in een register en bij een bepaalde omvang worden deze, binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegeven gemeld. De precieze verplichtingen om te melden (voor kerken en bij welke omvang) is nog niet helemaal uitgekristalliseerd

Beveiliging
Scipio

Als Baptisten Gemeente de Fontein maken we gebruikt van het software programma Scipio. Alle medewerkers binnen de Baptisten Gemeente de Fontein hebben zich verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens. Alle raadsleden, medewerkers met een speciale functie binnen de gemeente hebben een belofte van geheimhouding afgelegd.

Website

Onze website heeft een SSL-certificaat en is daarmee veilig, u kunt dit zien aan het groene het slotje. Het contactformulier wordt dus verstuurd via een beveiligde website.

Laptops

Alle laptops, waarmee medewerkers van de Baptisten Gemeente de Fontein werken, zijn voorzien van inlogcodes (niet automatisch inloggen). De inlogcodes worden half jaarlijks gewijzigd. De laptops worden vergrendeld als medewerkers de werkplek verlaten.

IP adressen en Cookies

Op de website maken wij geen gebruik van Google Analytics-cookies. Verder worden er geen IP adressen geregistreerd. Er wordt geen gebruik gemaakt van cookies.

Register

Wij hebben als gemeente een verwerkersregister waarin o.a. staat:

  • met welke organisaties wij uw gegevens delen;
  • welke categorieën van personen;
  • op basis van welke informatie een kerkganger bij ons heeft aangemeld.
Verwerkersovereenkomsten

Met derden, Scipio, ING, RABObank zijn verwerkersovereenkomsten  (data processing agreement) afgesloten.
Er is hiervoor een standaard verwerkersovereenkomst aanwezig.